Salesforce 101
Introduction
What is Salesforce?
Salesforce হচ্ছে বিশ্বের এক নাম্বার CRM (Customer Relationship Management) ক্লাউড বেসড সফটওয়ার যা কি না যেকোনো কোম্পানীর তথ্য সংগ্রহ এবং তদারকির জন্য ব্যবহার করা হয়। ব্র্যাক দক্ষতা উন্নয়ন কর্মসূচীর নানান প্রজেক্টের কাজের জন্য এই Salesforce ওয়েব এপ্লিকেশনটি ব্যবহার করে। মূলত মাঠ পর্যায়ে TaroWorks মোবাইল এপ্লিকেশন মাধ্যমে তথ্য সংগ্রহ করে, সেই তথ্য Salesforce ডাটাবেজে সংরক্ষিত করে, ডোনার রিপোর্টিং, প্রজেক্টির অগ্রগতি নির্ধারন এবং সার্বিক তদারকি পৃথিবীর যেকোনো প্রান্তে বসে করার জন্যই মূলত Salesforce ওয়েব এপ্লিকেশনটি ব্যবহার করা হয়। Salesforce ওয়েব এপ্লিকেশনের মাধ্যমে যে শুধু উর্ধতন কর্মকর্তা তাদের রিপোর্টিং এবং মনিটরিং জন্যই ব্যবহার করেন না বরং মাঠ পর্যায়ের কর্মীরাও এই ওয়েব এপ্লিকেশন ব্যবহারের মাধ্যমে নিজেদের ব্রাঞ্চ ও এলাকা ভিত্তিক অগ্রগতি এবং অন্যান্য রিপোর্ট তৈরির জন্যই ব্যবহার করেন।
Why Should We Use Salesforce?
কাজের পরিধি অনুযায়ী Salesforce ব্যবহারের প্রয়োজনীয়তা একেকজনের কাছে একেক রকম। যেমনঃ উর্ধতন কর্মকর্তারা ডোনার রিপোর্টিং-এর জন্য এবং ইন্টারনাল অডিটের জন্য এটি ব্যবহার করবেন। অন্যদিকে প্রজেক্ট ফোকালরা তাদের প্রজেক্টের সামগ্রিক অগ্রগতি বুঝার সুবিধার্থে এটি ব্যবহার করবেন। অন্যদিকে মাঠ পর্যায়ের কর্মীরা তাদের দৈনন্দিন কাজের টার্গের এবং রিপোর্টিং এর উদ্দেশ্যে এটি ব্যবহার করবেন। মূলত TaroWorks মোবাইল এপ্লিকেশনের মাধ্যমে এটি কানেক্টেড হওয়ার কারনে, ফিল্ডের সকল ডাটা এই Salesforce ওয়েব এপ্লিকেশনের ডেটাবেজে জমা হয় এবং এই কারনেই মূলত আমাদের একেকজনের উদ্দেশ্যে একেকভাবে এই প্লাটফর্মটি ব্যবহারের প্রয়োজন রয়েছে।
Accessing
Login Salesforce for the First Time
TaroWorks মোবাইল এপ্লিকেশন যেই ইমেইল আইডি এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে লগিন করতে হয় ঠিক একই ইমেইল আইডি এবং পাসওয়ার্ড দিয়েও Salesforce ওয়েব এপ্লিকেশনে লগিন করা যাবে। যেকোনো ব্রাউজার এবং যেকোনো ডিভাইস (কম্পিউটার/ল্যাপটপ/মোবাইল ইত্যাদি) এর মাধ্যমে Salesforce এ লগিন করা যাবে। Salesforce লগিনের জন্য প্রথমে brac.force.com/taroworks এই লিংকে যেতে হবে। এই লিংকে গেলে নিচের ছবির মত একটি পেজ ওপেন হবে। সেখানে Username এর জায়গায় ইমেইল আইডি দিতে হবে (যেই ইমেইল আইডি দিয়ে আমরা TaroWorks এপ্লিকেশনে লগিন করেছিলাম) এবং পাসওয়ার্ড দিতে হবে (যেই পাসওয়ার্ড দিয়ে আমরা TaroWorks এপ্লিকেশনে লগিন করেছিলাম)। তারপর, Remember me অপশনের পাশে টিক চিহ্ন দিতে হবে, তাহলে একই ব্রাউজার/ডিভাইস থেকে লগিন করার জন্য বারবার আইডি এবং পাসওয়ার্ড চাইবে না। এই কাজগুলো করার পর Log In বাটনে ক্লিক করতে হবে। Log In বাটনে ক্লিক করার পর কখনো কখনো ব্রাউজার ভেদে একটি পপ আপ নোটিফিকেশন দেখাতে আরে যেখানে লিখা থাকবে আপনি কি এই পাসওয়ার্ড সেভ করতে ইচ্ছুক কি না, সেখানে অবশ্যই Save বাটনে ক্লিক করতে হবে তাহলে প্রতিবার নতুনভাবে ইমেইল আইডি এবং পাসওয়ার্ড দিতে হবে না।
সঠিকভাবে ইমেইল আইডি এবং পাসওয়ার্ড দিলে নিচের ছবির মত একটি পেজ ওপেন হবে। যেখানে নানান ধরনের অপশন ও ফিচার থাকবে। সামনের অধ্যায়গুলোতে আমরা সেসকল অপশন এবং ফিচার নিয়ে আরো বিস্তারিতভাবে আলোচনা করবো।
যদি কোনো কারনে নিম্নোক্ত ছবির মত সমস্যা হয় লগিনের সময়, তাহলে বুঝতে হবে, আপনি যেই ইমেইল আইডি এবং পাসওয়ার্ড দিচ্ছেন তা ভুল দিচ্ছেন।
সেক্ষেত্রে Forgot Your Password? এই অপশনটিতে ক্লিক করলে নিচের ছবির মত একটি পেজ ওপেন হবে, সেখানে আপনার ইমেইল আইডি দিয়ে Continue বাটনে ক্লিক করলেই আপনার প্রদত্ত ইমেইল এড্রেসে একটি ইমেইল চলে যাবে, যেখানে নতুনভাবে পাসওয়ার্ড সেট করার জন্য একটি লিংক থাকবে, সেটি ক্লিক করে নতুনভাবে পাসওয়ার্ড সেট করতে হবে। এই পুরো প্রসেসটিই TaroWorks 101 বইটিতে আলোচনা করা হয়েছে।
Salesforce First Look/Skeleton
প্রথমবার সফলভাবে Salesforce এ লগিন করলে নিচের ছবির মত একটি পেজ ওপেন হবে। চলুন নিজের পেজের বিভিন্ন অপশন সম্পর্কে হালকা পরিচিত হওয়া যাক। বিস্তারিত পরিচিতি সামনের অধ্যায়গুলো আলোচনা করা হবে।
প্রথমে বাম দিকের উপরের ব্র্যাক লোগোটার নিচে চারটি অপশন বা ট্যাব রয়েছে Reports, Dashboards, MCPs এবং Learners। ডিফল্ট ভাবে Reports ট্যাবটি এক্টিভ আছে এখানে।
Reports ট্যাবটি মূলত Salesforce এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ন ট্যাব। এই ট্যাবের মধ্যেই প্রজেক্টের ভেদে নানান ধরনের রিপোর্ট প্রি জেনারেটেড আকারে থাকে। এই একই ট্যাবে রিপোর্ট ফোল্ডার এবং ড্যাশবোর্ড ফোল্ডারেরও এক্সেস পাওয়া যায়, যেমন এখানে Reports & Dashboards কথাটির নিচে চারটি ফোল্ডার আছেঃ
- My Personal Custom Reports
- My Personal Dashboards
- ALP-2021
- ALP-2021
এই চারটি ফোল্ডারের ১ এবং ২ নাম্বার ফোল্ডার দুইটির কোনো প্রয়োজন আমাদের নেই। সেগুলো মূলত এডভান্স ইউজারদের জন্য রাখা। হয়তো আপনি নিয়মিত Salesforce ব্যবহার করতে করতে এই দুইটি ফোল্ডার সম্পর্কে ধারনা পেয়ে যাবেন। তবে আমাদের আলোচনার বিষয় এখানে ৩ এবং ৪ নং ফোল্ডার। এই দুইটি ফোল্ডারের নাম একই হলেও রঙ কিন্তু আলাদা। একটি ফোল্ডারের রঙ কিছুটা হলুদ রঙের এবং অন্যটির হালকা নীলাভ রঙের। মূলত হলুদ রঙের ফোল্ডারটি হচ্ছে রিপোর্ট ফোল্ডার, যেখানে ক্লিক করে নির্ধারিত প্রজেক্টের সাথে সম্পর্কিত কিছু রিপোর্ট রাখা আছে অন্যদিকে নীল রঙের ফোল্ডারটি হচ্ছে মূলত ড্যাশবোর্ড ফোল্ডার যেখানে নির্ধারিত প্রজেক্টের একটি সামারাইজ ওভারভিউ রাখা আছে।
অন্যদিকে উপরের ছবির All Folders লেখার নিচে কতগুলো রিপোর্ট দেখা যাচ্ছে। এগুলো মূলত Recently Viewed রিপোর্ট। অর্থাৎ ইউজার যেই রিপোর্টগুলো খুব ঘনঘন দেখেন সেগুলোই এখানে অটোমেটিক শো করে।
Reports ট্যাবটির পাশেই হচ্ছে Dashboards ট্যাব। এটি মূলত ড্যাশবোর্ড ফোল্ডারের ভিতরে যে ড্যাশবোর্ডটি বানিয়ে রাখা আছে সেটার ইন্সট্যান্ট এক্সেস। তাই এই ট্যাবে ক্লিক করলে নির্ধারিত প্রজেক্টের Dashboard এ তাৎক্ষনিক এক্সেস পাওয়া যাবে।
Dashboards ট্যাবের পাশে রয়েছে MCPs নামের একটি ট্যাব। এটি মূলত নির্ধারিত প্রজেক্টের যেসব এমসিপির সার্ভে এবং সিলেকশন করা হয়েছে তাদের ইন্সট্যান্ট ইনফর্মেশন পাওয়ার জন্যই এবং একই ভাবে সর্বশেষ Learners ট্যাবটিও নির্ধারিত প্রজেক্টের যেসব লার্নার সার্ভে এবং সিলেকশন করা হয়েছে তাদের ইন্সট্যান্ট ইনফর্মেশন এক্সেস পাওয়ার জন্যই।
এছাড়াই উপরের পেজের উপরের দিকে মাঝ বরাবর একটি সার্চ বক্স রয়েছে, সেখানে লার্নার কিংবা এমসিপির নাম বা মোবাইল নাম্বার দিয়ে সার্চ দিলে সহজেই সেই এমসিপি বা লার্নারের তথ্য পাওয়া যাবে। উপরের ডান পাশের দিকে ইউজারের নাম প্রদর্শিত হবে এবং একই সাথে তার পদবীর সংক্ষিপ্ত রুপ।
Features
Reports
TaroWorks এপ্লিকেশনের মত Salesforce এরও ইউজার ভেদে পারমিশনের ভিন্নতা রয়েছে। যেমনঃ Reports ট্যাবটির এক্সেস সকল PO/AO/AM/DM/RM এক্সেস করতে পারবেন। মাঠ পর্যায়ের কোনো কর্মী যদি নির্ধারিত প্রজেক্টের কোনো রিপোর্টের এক্সেস করতে চায় তাহলে প্রথম থাকে তার ইউজার আইডি এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে Salesforce এ লগিন করতে হবে যা পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে। তারপর লগিনের পর Reports ট্যাবে ক্লিক করতে হবে। Reports ট্যাবে ক্লিক করার পর নিম্নোক্ত ছবির মত একটি পেজ ওপেন হবে, সেখান থেকে নির্ধারিত প্রজেক্টের রিপোর্ট ফোল্ডাটির উপর ক্লিক করতে হবে। সাধারনত রিপোর্ট ফোল্ডারের রঙ হলুদ হয়ে থাকে। উদাহরন হিসেবে এখানে ALP-2021 প্রজেক্টের রিপোর্ট ফোল্ডার দেখানো হয়েছে। রিপোর্ট ফোল্ডারে ক্লিক করার পর নিম্নোক্ত ছবির মাঝ বরাবর কতগুলো রিপোর্টের টাইটেল প্রদর্শিত হবে। সেখান থেকে যেই রিপোর্টটি প্রয়োজন সেটি ক্লিক করলেই রিপোর্টটির বিস্তারিত তথ্য দেখতে পাবে।
উদাহরণ হিসেবে আমি এখানে ALP-2021 #SELECTED_MCP_SURVEY রিপোর্টটিতে ক্লিক করেছি। এই রিপোর্টটির টাইটেলের দিকে ভালো করে লক্ষ্য করলে দেখা যাবে এই রিপোর্ট দ্বারা সিলেকশন করা এমসিপির তালিকা দেখা যাবে এবং নিম্নোক্ত ছবিতে তাই দেখা যাচ্ছে। নিম্নোক্ত ছবির দিকে ভালো করে খেয়াল করলে দেখা যাচ্ছে শুধুমাত্র দুইটি ব্রাঞ্চের সিলেকশন করা এমসিপির তালিকা দেখা যাচ্ছে। ব্রাঞ্চ দুইটি হলো ALP Bhurungamari এবং ALP Nageshwari। অর্থাৎ, যেই ইউজার এই রিপোর্টটি ওপেন করেছেন তার আইডিতে শুধুমাত্র দুইটি ব্রাঞ্চ এসাইন করে আছে বলেই দুইটি ব্রাঞ্চের ইনফর্মেশন উনি দেখতে পাচ্ছে। তাই যার আইডিতে যে কয়টা ব্রাঞ্চ এসাইন করা থাকবে সে শুধুমাত্র তার অই ব্রাঞ্চগুলোর ইনফর্মেশনই দেখতে পাবেন। পুরো রিপোর্টটি একটু বিশ্লেষন করলে দেখা যাচ্ছে, প্রতিটা ব্রাঞ্চের পাশেই ট্রেডের নাম দেয়া আছে এবং একই সাথে অই ব্রাঞ্চে নারী এবং পুরুষ এমসিপির সংখ্যা ও তাদেরও নাম এবং আইডিও দেয়া রয়েছে। এখানে আইডিটা হলো একটা ইউনিক নাম্বার অর্থাৎ এই আইডির মাধ্যমেই একজন ব্যক্তিকে অন্য একজন ব্যক্তি থেকে আলাদা করা যাবে যেটি অটোমেটিক সিস্টেমে জেনারেট হয়।
নিচের ছবিটিতে একই পেইজের আরো কিছু অপশন মার্ক করে দেয়া আছে। যেমনঃ Run Report, Hide Details, Customize, Save As, Printable View এবং Export Details। এখন আমরা এই প্রতিটা অপশন নিয়ে একটু বিস্তারিত আলোচনা করছি।
প্রথমেই আসা যাক Run Report। অনেক সময় নেটওয়ার্ক ইস্যুর কারনে Salesforce এ রিপোর্ট আপডেট হতে সময় লাগে, সেক্ষেত্রে Run Report অপশনটি ক্লিক করলে দ্রুতই এর সমাধান পাওয়া যায়। অর্থাৎ অনেকটা Refresh বাটনের মত কাজ করে।
অন্যদিকে Hide Details বাটনটির মাধ্যমে রিপোর্ট-কে আরো ছোট আকারে দেখার জন্য ব্যবহার করা হয়। অর্থাৎ আপনার যদি বিস্তারিত তথ্যের প্রয়োজন না হয় শুধুমাত্র নাম্বারটাই দরকার হয়, সেক্ষেত্রে Hide Details এর মাধ্যমে আপনি শুধু নাম্বার কাউন্টটাই দেখতে পাবেন। নিচের ছবিতে Hide Details দেয়ার পর আগের রিপোর্টটিকে কেমন দেখাচ্ছে তার একটা ছবি সংযুক্ত করা হলো। Hide Details ক্লিক করার পর Hide Details বাটনটার জায়গায় আবার Show Details অপশনটা চলে এসেছে। অর্থাৎ আপনি যদি আগের ফর্মেটে কিংবা বিস্তারিতভাবে রিপোর্টটি দেখতে চান সেক্ষেত্রে Show Details অপশনটিতে ক্লিক করতে হবে।
Hide Details এর পাশে যে দুইটি বাটন আছে Customize এবং Save As, এই দুইটি বাটন আমরা টেকনিক্যাল টিমের সহায়তা ছাড়া কখনোই ব্যবহার করবো না। এতে করে রিপোর্টিং-এ বেশ কিছু ঝামেলা তৈরী হতে পারে। অন্যদিকে Printable View অপশনের মাধ্যমে রিপোর্টটি আপনি ঠিক যেভাবে দেখছেন এক নিম্নোক্ত পেজে ঠিক একই রকম একটি এক্সেল ফাইল ডাউনলোড হয়ে যাবে অটোমেটিক। অর্থাৎ একই রকম দেখতে একটি রিপোর্টের এক্সেল ফাইল ডাউনলোড হবে এবং সেটি আপনি প্রিন্ট করে নিতে পারবেন খুব সহজেই।
এবং সবশেষে Export Details অপশনের মাধ্যমে আপনি উক্ত রিপোর্টের একটি এক্সেল ফাইল ডাউনলোড করে পিসিতে সংরক্ষণ করতে পারবেন, যা কি না টেবুলার ফর্মেটে ডাউনলোড হবে আরো ডিপ ডাটা এনালাইসিসের উদ্দেশ্যে। বুঝতে পারছেন না? তাহলে Export Details অপশনটি নিজেই ব্যবহার করে দেখুন।
এইতো গেলো রিপোর্ট পেজের কিছু ফিচারের কথা। এখন এই রিপোর্ট থেকে যদি আপনি কোনো নির্দিষ্ট এমসিপির তথ্য দেখতে চান গতাহলে সেই এমসিপির নামের উপর ক্লিক করলেই সেই এমসিপির বিস্তারিত তথ্য দেখতে পারবেন যা আপনাকে ভবিষ্যতে ক্রস চেক করতে সাহায্য করবে।
এমসিপির এই রিপোর্টিং এর মত একইভাবে লার্নারের রিপোর্টিংও কাজ করে। বাকি রিপোর্টগুলো একটু নিজ থেকে ওপেন করে শিখে নিন। আর যদি একদমই বুঝতে না পারেন সেক্ষেত্রে প্রজেক্টের জন্য ডেডিকেটেড WhatsApp গ্রুপে পোস্ট করুন, আপনার সহকর্মীই আপনাকে বুঝাতে সাহায্য করবেন।
Dashboards
Salesforce এ Reports ট্যাবের মত Dashboard ও একটি গুরুত্বপূর্ন ট্যাব। এটি মূলত অনেকগুলো রিপোর্টের একটা সমষ্টি। অর্থাৎ একদম সহজ কথায়, অনেকগুলোর রিপোর্টের ক্ষুদ্র ক্ষুদ্র বা সারমর্ম মিলে একটি ড্যাশবোর্ড তৈরী করা হয়ে থাকে। পুরো প্রজেক্টের সামগ্রিক প্রগ্রেস একবার চোখ বুলিয়ে ধারনা নেয়ার জন্যই মূলত ড্যাশবোর্ড তৈরী করা হয়। প্রজেক্ট ভেদে ড্যাশবোর্ডের এক্সেস এবং ধরন একেক রকম হয়ে থাকে। সাধারনত প্রতিটি প্রজেক্টের সাথে সংশ্লিষ্ট DM/AM/RM যারা আছেন তারাই মূলত ড্যাশবোর্ডের এক্সেস পেয়ে থাকেন, অন্যদিকে PO/AO উনাদের সাধারনত ড্যাশবোর্ডের এক্সেস দেয়া হয় না।
Salesforce এর রিপোর্ট ট্যাব থেকে নীল রঙের ফোল্ডারের এক্সেসের মাধ্যমে রিপোর্টের মত করেই ড্যাশবোর্ডে এক্সেস করা সম্ভব। তবে আমরা এখানে সরাসরি Dashboards নামক ট্যাব থেকেই ড্যাশবোর্ডের এক্সেস করবো। প্রথমে নিচের ছবির মত Dashboards ট্যাবে ক্লিক করবো, সেখান থেকেই নির্ধারিত প্রজেক্টের নাম দেখতে পাবো যেমনঃ এখানে ALP-2021 দেখাচ্ছে। অর্থাৎ আমরা যেই প্রজেক্টের ড্যাশবোর্ড নিচের ছবিতে দেখতে পাচ্ছি সেটি মূলত ALP-2021 প্রজেক্টের ড্যাশবোর্ড।
সাধারনত কোনো ডিএম ভাই/আপাদের প্রজেক্ট নির্ধারিত একটি ড্যাশবোর্ডের এক্সেসই দেয়া থাকে তবে এএম ভাই/আপাদের কাজের ব্যাপ্তি অনুযায়ী একের অধিক ড্যাশবোর্ডের এক্সেস দেয়া থাকে। যদি একের অধিক ড্যাশবোর্ডের এক্সেস থেকে তাহলে উপরের ছবির Find a dashboard... অপশনের পাশে ডাউন এরো চিহ্নে ক্লিক করলেই বাকি ড্যাশবোর্ডের লিস্ট দেখতে পাবেন এবং সেখান থেকে সেটি সিলেক্ট করেই প্রজেক্ট নির্ধারিত ড্যাশবোর্ড দেখতে পাবেন। উপরের ছবিতে Refresh মানের একটি বাটন দেখা যাচ্ছে, এই বাটনটি মূলত আপ টু ডেট ড্যাশবোর্ডের ডাটা দেখার জন্যই ব্যবহার করা হয় অনেকটা ব্রাউজারের রিলোড বাটনের মত। তাই কখনো যদি মনে হয় আপনার প্রজেক্ট নির্ধারিত ড্যাশবোর্ড পর্যাপ্ত ডাটা দেখাচ্ছে না, সেক্ষেত্রে Refresh বাটনটি ক্লিক করবেন।
উপরের ছবির একটু নিচের দিকে খেয়াল করলে দুইটি অংশ মার্ক করা রয়েছে, একটি হচ্ছে MCP Survey এবং অন্যটি হচ্ছে Learner Survey। একই সাথে এই দুইটি মার্ক করা অংশে কিছু নাম্বার এবং ব্রাঞ্চের নাম দেখাচ্ছে। একটু ভালো করলে খেয়াল করলে দেখা যাবে MCP Survey টাইলের নিচে আরেকটি ছোট টাইটেলে লিখা Total MCP Survey: 3,274 এবং একই ভাবে Learner Survey অংশেও অনেকটা একই রকম লেখা রয়েছে। এই লেখাটির অর্থ হলো এই পর্যন্ত কতজন এমসিপি বা লার্নারের সার্ভে হয়েছে সেই টোটাল নাম্বারটা দেখানো। এইটার ঠিক নিচের দিকে Branch: Branch এবং Record Count নামক দুইটি কলাম রয়েছে। অর্থাৎ এই দুইটি কলামের একটি নির্ধারিত প্রজেক্টের ব্রাঞ্চের নাম নির্দেশ করে এবং অন্যটতে উল্লেখিত ব্রাঞ্চে এই পর্যন্ত টোটাল কয়টি সার্ভে করা হয়েছে সেই সংখ্যাটা নির্দেশ করে।
এইভাবে অনেক ধরনের ফিগার, অনেক ধাচের ডাটা এবং অনেকগুলো অংশ নিয়ে সামারি আকারে একটি ড্যাশবোর্ড বানানো হয়। এখন এই প্রদর্শিত অংশের কোনো একটির উপর ক্লিক করুন দেখা যাবে একটি রিপোর্ট ওপেন হয়ে গিয়েছে এবং আগের অধ্যায়ের Reports এর সাথে মেলানোর চেষ্টা করুন তাহলেই বুঝতে পারবেন আগে অধ্যায়ের যেই রিপোর্টগুলো দেখানো হয়েছে সেই রিপোর্টগুলো নিয়েই এই ড্যাশবোর্ডটি বানানো হয়েছে। অর্থাৎ সবগুলো রিপোর্টকে সামারি আকারে দেখার জন্যই ড্যাশবোর্ড বানানো হয়।
Salesforce এর ড্যাশবোর্ড সাধারনত দুই ধরনের হয়ে থাকে একটি হলো স্ট্যাটিক ড্যাশবোর্ড এবং অন্যটি হলো ডায়নামিক ড্যাশবোর্ড। স্ট্যাটিক ড্যাশবোর্ড বোঝার আগে আমাদের আগে বুঝতে হবে স্ট্যাটিক ড্যাশবোর্ড শব্দের অর্থ কি? স্ট্যাটিক ড্যাশবোর্ড শব্দের অনেক কঠিন অর্থ রয়েছে কিন্তু আমরা বুঝার সুবিধার জন্য ধরে নিলাম স্ট্যাটিক ড্যাশবোর্ড শব্দের অর্থ হলো পুরো বাংলাদেশের ড্যাশবোর্ড। অর্থাৎ এই স্ট্যাটিক ড্যাশবোর্ড পুরো বাংলাদেশের যেসব ব্রাঞ্চে নির্ধারিত প্রজেক্ট চলমান রয়েছে সব ব্রাঞ্চের ডাটাই এখানে প্রদর্শিত হবে। তবে নির্দিষ্ট কোনো অংশে ক্লিক করলে তখন শুধুমাত্র আপনি আপনার ব্রাঞ্চের বিস্তারিত ডাটাই দেখতে পারবেন পুরো ব্রাঞ্চের নয়। সাধারনত ব্র্যাক দক্ষতা উন্নয়ন কর্মসূচীর ছোট পরিসরের প্রজেক্টগুলো ড্যাশবোর্ড স্ট্যাটিক হয়ে থাকে।
অন্যদিকে ডায়নামিক ড্যাশবোর্ড অর্থ হলো শুধু আমার এলাকার ড্যাশবোর্ড। অর্থাৎ এই ডায়নামিক ড্যাশবোর্ড শুধুমাত্র যে ব্রাঞ্চ গুলো একজন ডিএম/এএমকে এসাইন করা হবে সে শুধু সেসবব্রাঞ্চের তথ্যই ডায়নামিক ড্যাশবোর্ডে দেখতে পারবেন। সাধারনত ব্র্যাক দক্ষতা উন্নয়ন কর্মসূচীর বড় পরিসরের প্রজেক্টেগুলোর ড্যাশবোর্ড ডায়নামিক হয়ে থাকে, যেমনঃ স্টার প্রজেক্ট। নিচে STAR-2021 এর একটি ডায়নামিক ড্যাশবোর্ড ছবি যুক্ত করা হলো। কার্যত এখন এটা দেখে স্ট্যাটিক বা ডায়নামিকের পার্থক্য বুঝা মুশকিল, শুধুমাত্র নিজে যখন ড্যাশবোর্ড এক্সেস করবেন তখনই বুঝতে পারবেন আপনার ড্যাশবোর্ড স্ট্যাটিক নাকি ডায়নামিক। তাইলে দেরি না করে চেষ্টা করে দেখুন।
MCPs & Learners
Salesforce এর Reports এবং Dashboards ছাড়াও MCPs এবং Learners নামের আরো দুইটি ট্যাব রয়েছে। এই চ্যাপ্টারে আমরা MCPs এবং Learners ট্যাব নিয়ে আলোচনা করবো।
MCPs ট্যাব মূলত PO/AO ভাই আপাদের এক্সেস থাকে। কেননা এই ট্যাবে কিছু ইন্সট্যান্ট ইনফর্মেশন দেয়া থাকে যা PO/AO ভাই আপাদের জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ন। ইনফর্মেশন দুইটি হলো, সিলেক্টেড এমসিপি এবং সার্ভেইড এমসিপি। মূলত নির্ধারিত প্রজেক্টের মধ্যে কতজন এমসিপিকে সার্ভে করা হয়েছে এবং কতজনকে সিলেকশন দেয়া হয়েছে তার কিছু গুরুত্বপূর্ন ডাটা পয়েন্ট নিয়েই মূলত এই ট্যাবে যুক্ত করা থাকে। যদিও এই ধরনের ইনফর্মেশন নির্ধারিত প্রজেক্টের রিপোর্ট ফোল্ডারেও দেয়া রয়েছে, তবে দিনশেষে এই কাউন্টটা খুবই গুরুত্বপূর্ন হওয়ায় এই MCPs ট্যাবে এই দুইটি ইনফর্মেশন যুক্ত করা থাকে, যেনো খুবই সহজেই পাওয়া যায়। এই ইনফর্মেশন দেখার জন্য প্রথমে MCPs ট্যাবে ক্লিক করতে হবে। সেখান থেকে নিচের ছবির মত একটি অপশন View পাওয়া যাবে।
উপরের ছবিতে View অপশনের পাশেই ড্রপ ডাউন মেনু আকারে একটি অপশন দেখা যাচ্ছে। সেটির উপর ক্লিক করলে। যে দুইটি ইন্সট্যান্ট ইনফর্মেশন প্রয়োজন সে দুইটি ইন্সট্যান্ট ইনফর্মেশনের ভিউ ক্রিয়েট করা আছে। এখানে উদাহরণ হিসেবে স্টার প্রজেক্টের দুইটি ভিউ ক্রিয়েট করা। একটি হলো, Selected MCP : STAR-2021 এবং অন্যটি হলো Surveyed MCP : STAR-2021 এখন আমরা উদাহরণ হিসেবে Selected MCP : STAR-2021 এ ক্লিক করবো। এই ভিউতে ক্লিক করে পাশের Go! বাটনে ক্লিক করলেই আমরা স্টার ২০২১ প্রজেক্টের সার্ভে করা লার্নাদের মধ্যে যাদের সিলেকশন দেয়া হয়েছে তাদের ইনফর্মেশন দেখা যাবে।
নিচের ছবির টেবিলের দিকে লক্ষ্য করলেই তা দেখা যাচ্ছে এবং Selected MCP: STAR-2021 এ ক্লিক করে Go! ক্লিক করার পরই নিচের একটি টেবিল জেনারেট হয়েছে যেখানে কিছু ব্যাসিক তথ্য নিয়ে সিলেক্টেড এমসিপিদের তথ্য দেখানো হচ্ছে। এখন এখান থেকে কোনো এমসিপির নামের উপর ক্লিক করলে সেই এমসিপি সম্পর্কে আরো বিস্তারিত তথ্য জানা যাবে, যেমনটা আমরা রিপোর্ট অংশে দেখেছিলাম।
উপরের MCPs ট্যাবের মতই Learners ট্যাবটিও একই ভাবে কাজ করে। Learners ট্যাবের পুরো প্রসেসটি নিজে নিজে বুঝতে হলে উপরের পুরো লেখাটির যেখানে MCPs/MCP শব্দটি আছে সেখানে Learners/Learner শব্দটি ব্যবহার করে নিজে নিজে চেষ্টা করেই দেখুন। কঠিন কিছুই মনে হবে না।
Learners
সার্ভে করা Learner দের তথ্য এক্সেস করতে, Learners ট্যাব টি ব্যবহার করা হয়। নির্দিষ্ট কোনো সার্ভের তথ্য দেখতে View অপসনটি ব্যবহার করুন।
a
Miscellaneous
Prohibited Activities
TaroWorks এপ্লিকেশন ব্যবহারের সময় আমাদের কিছু নির্দেশিকা ছিলো যে আমরা TaroWorks এপ্লিকেশনের মাধ্যমে কি কি কাজ করবো এবং কি কি কাজ করবো না। ঠিক তেমনি Salesforce ব্যবহারের সময়ও আমাদের কিছু জিনিস মেনে চলতে হবে। এতে করে আমাদের সার্ভে করা ডাটা গুলোও হারিয়ে যাবে না কিংবা নষ্ট হবে না। আমাদের অবশ্যই মনে রাখা উচিত যে, নিজের কারনে যদি Salesforce থেকে যদি কোনো ডাটা হারিয়ে যায় বা নষ্ট হয়ে যায় তাহলে তার দায়িত্ব নিজেকেই নিতে হবে। তাই Salesforce থেকে যেনো কোনো ডাটা হারিয়ে না যা কিংবা নষ্ট হয়ে না যায় সেজন্য আমাদের নিচের বিষয়গুলো অবশ্যই মাথায় রাখতে হবে।
Salesforce এ রিপোর্ট, ড্যাশবোর্ড এবং অন্যান্য ইনফর্মেশন দেখার জন্য অনেক ধরনের অপশন আমরা ব্যবহার করবো। তবে আমাদের মনে রাখতে হবে Salesforce শুধুমাত্র ইনফর্মেশন দেখার জন্যই দেয়া হয়েছে, কোনো ধরনের ইনফর্মেশন আপডেট, এডিট কিংবা ডিলেট করার জন্য নয়। তাই আমরা যখন Salesforce ব্যবহার করবো তখন আমরা নিচের ছবিগুলোতে উল্লেখ করা অপশনগুলো কখনোই, আমি আবারো রিপিট করছি, নিচের ছবিগুলোতে উল্লেখ করা অপশনগুলো কখনোই ব্যবহার করবো না।
এছাড়াও যেকোনো পেজে প্রদর্শিত Edit, Clone, Delete লিখা অপশনগুলো কোনোভাবেই ব্যবহার করা যাবে না এবং New Job, New Learner অর্থাৎ New শব্দের সাথে অন্য কোনো শব্দ যুক্ত কোনো অপশনই কোনোভাবেই ব্যবহার করা যাবে না। উপরোক্ত অপশনগুলো মূলত আমরা তথ্য চেক করার সময় যদি কোনো রকম অসংগতি দেখতে পাই সেক্ষেত্রে ব্যবহার করে থাকি। তবে জেনে রাখা ভালো, যেহেতু এই অপশনগুলো মাঠ পর্যায়ের কর্মীদের ব্যবহার করতে না বলা হয়েছে সেক্ষেত্রে আমরা একটি ট্র্যাকিং টুল ব্যবহার করি যার মাধ্যমে মাঠ পর্যায়ের কোনো কর্মী এই অপশনগুলো ব্যবহার করেছে কি না তা জানা যায়। অর্থাৎ কেউ যদি উপরের অপশনগুলো ব্যবহার করে থাকেন সেক্ষেত্রে আমাদের এখানে একটি রিপোর্ট জেনারেট হয়, যেখানে উল্লেখ থাকে কোন আইডিতে থেকে, কবে এবং কখন উপরের কোন অপশনটি ব্যবহার করা হয়েছে তার বিস্তারিত তথ্য এবং পরবর্তীতে সেই রিপোর্ট অনুযায়ী প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেয়া হয়।
লার্নার কিংবা এমসিপির তথ্য পরিবর্তনের জন্য অবশ্যই নিজ নিজ সুপারভাইজারকে জানাতে হবে এবং ভুল করে উপরের কোনো অপশন ব্যবহার করে ফেললে তা না লুকিয়ে তাৎক্ষণিকভাবে টেকনিক্যাল সাপোর্ট টিম এবং নিজ নিজ সুপারভাইজারকে অবশ্যই জানাতে হবে।